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Quand on dirige une TPE, on a souvent le même réflexe : tout confier à son expert-comptable. La compta, les déclarations, et puis pourquoi pas la paie aussi.

Sur le papier, c’est logique. Un seul interlocuteur, une seule facture, tout est synchronisé.

Sauf qu’une fois sur deux, votre expert-comptable ne fait pas votre paie. Il la sous-traite. À un indépendant. Que vous ne connaissez pas.

Et là, deux conséquences. La première, c’est financière. Votre cabinet vous facture le bulletin entre 25 et 35 €. Il paie l’indépendant entre 12 et 18. Vous comprenez tout de suite la marge.

La deuxième, c’est opérationnelle. Quand il y a un problème sur un bulletin, vous appelez votre cabinet. Le cabinet appelle l’indépendant. L’indépendant rappelle le cabinet. Le cabinet vous rappelle. Trois jours pour une question qui en aurait pris une.

Et puis si l’indépendant change — ce qui arrive, parce que les freelances de la paie tournent beaucoup — vous ne le savez même pas. Du jour au lendemain, votre dossier passe entre d’autres mains. Sans que personne ne vous ait prévenu.

Le truc, c’est que vous pourriez traiter directement avec l’indépendant. Vous paieriez 30 à 50 % moins cher, vous auriez la personne au bout du téléphone, et vous sauriez qui fait quoi.

La seule raison pour laquelle vous ne le faites pas, c’est parce que vous ne savez pas comment trouver le bon indépendant. C’est pour ça qu’UpToPaye existe.

Donc la prochaine fois que votre expert-comptable vous parle de paie, posez-lui une seule question : « Vos bulletins, c’est vous qui les faites en interne, ou vous les sous-traitez ? » Vous allez voir, la réponse vous éclairera tout de suite.

La plupart des dirigeants de PME entre 30 et 80 salariés se disent la même chose : « j’ai une gestionnaire paie en interne, elle me coûte 35 000 € par an, c’est rationnel ».

Sauf que 35 000 €, c’est son salaire brut. Pas son coût pour l’entreprise.

Quand vous ajoutez les charges patronales, vous êtes déjà à 50 000. Quand vous ajoutez la licence du logiciel de paie, l’abonnement à la veille juridique, la formation continue qu’elle suit chaque année, vous êtes à 55. Quand vous comptez le poste de travail, l’ordinateur, l’espace bureau, vous êtes à 60.

Et il manque encore deux choses.

La première, c’est ce que vous payez quand elle est absente. Cinq semaines de congés, plus quelques arrêts maladie sur l’année, plus les RTT — ça fait facilement deux mois où la paie ne se fait pas, ou se fait dans l’urgence. Vous embauchez un intérimaire, ou vous sous-traitez en panique à un cabinet trois fois plus cher. C’est 3 à 5 000 € par an, en plus.

La deuxième, c’est ce que vous payez quand elle part. Un recrutement de remplaçant, c’est trois mois minimum, et le profil ne se trouve plus. Six mois, c’est devenu courant. Pendant ce temps, votre boîte tourne avec un trou.

Au total, votre gestionnaire paie en interne, elle vous coûte entre 60 et 70 000 € par an, tout compris.

Si vous avez 40 ou 50 salariés, vous payez aujourd’hui 1 400 € par mois pour faire votre paie en interne. Un indépendant labellisé, pour la même volumétrie, c’est entre 700 et 900 €.

Et il ne prend pas de vacances en même temps que vous.

Sur UpToPaye, on reprend régulièrement des dossiers cassés. Des PME qui arrivent en disant « on a un problème avec notre prestataire actuel ». Et à chaque fois, c’est trop tard.

Trop tard, c’est-à-dire qu’une régularisation est en cours, ou qu’un contrôle URSSAF arrive, ou qu’un salarié a porté un dossier aux prud’hommes.

Et à chaque fois, en remontant le fil, on retrouve les mêmes trois signaux d’alerte. Les trois mêmes. Pas un dirigeant ne les a vus venir.

Le premier signal, c’est le délai de réponse. Si votre prestataire mettait deux heures à vous répondre il y a deux ans, et qu’il en met deux jours aujourd’hui, ce n’est pas qu’il est plus relax. C’est qu’il a pris trop de clients ou perdu une collaboratrice clé. Dans les deux cas, votre dossier va passer en bas de pile.

Le deuxième signal, c’est l’erreur récurrente. Une erreur de bulletin, ça arrive. Tout le monde en fait. Mais quand c’est la deuxième fois sur le même type d’élément en six mois — un congé mal calculé, une prime mal positionnée, une saisie qui repasse en erreur — ce n’est plus une erreur. C’est un problème de méthode.

Le troisième signal, le plus grave, c’est l’hésitation sur la convention collective. Si vous posez une question pointue sur votre convention et que votre prestataire dit « je vais me renseigner » au lieu de répondre, ce n’est pas qu’il est prudent. C’est qu’il ne maîtrise plus votre dossier. Et il va l’exécuter quand même, sans vraiment savoir ce qu’il fait.

Ces trois signaux, ils précèdent toujours la catastrophe de six à douze mois.

Donc la question, ce n’est pas « est-ce que mon prestataire fait du bon travail ». La vraie question, c’est : depuis combien de temps il met plus de 24 h à me répondre. La réponse, vous l’avez en regardant vos emails.